Wie berechnet man den Break-even zwischen Eigenrecruiting und Zeitarbeit?.

Den Break-even zwischen Eigenrecruiting und Zeitarbeit berechnen Sie, indem Sie die Gesamtkosten beider Wege für eine bestimmte Einsatzdauer gegenüberstellen. Eigenrecruiting hat hohe Fixkosten zu Beginn, wird aber bei langer Beschäftigung günstiger. Zeitarbeit verursacht laufende Kosten, spart jedoch Vorlaufzeit und Verwaltungsaufwand. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie beide Seiten der Rechnung aufstellen und den Break-even-Punkt für Ihre Anlage konkret ermitteln.

Welche Kosten fallen beim Eigenrecruiting wirklich an?

Beim Eigenrecruiting fallen Kosten in drei Phasen an: Suche, Auswahl und Einarbeitung. Viele Betreiber unterschätzen den tatsächlichen Aufwand, weil ein Großteil der Kosten nicht als Rechnung ins Haus kommt, sondern als gebundene Arbeitszeit interner Mitarbeitender entsteht.

In der Suchphase zählen dazu Stellenanzeigen auf Jobportalen, Kosten für Social-Media-Werbung und gegebenenfalls Headhunter-Honorare. Hinzu kommen die Stunden, die Ihre Führungskräfte für das Sichten von Bewerbungen, das Führen von Vorstellungsgesprächen und die Kommunikation mit Kandidaten aufwenden. Gerade in der Bäderwelt, wo qualifizierte Fachkräfte rar sind, kann dieser Prozess Wochen bis Monate dauern.

In der Einarbeitungsphase entstehen weitere direkte und indirekte Kosten:

• Gehalt der neuen Fachkraft während der Probezeit, in der die volle Leistung noch nicht erbracht wird
• Zeit der einarbeitenden Kolleginnen und Kollegen, die für ihre eigentlichen Aufgaben fehlt
• Schulungen, Unterweisungen und Zertifizierungen, die gesetzlich vorgeschrieben sind
• Verwaltungsaufwand für Vertragsgestaltung, Anmeldungen und Dokumentation

Scheidet die neu eingestellte Person in der Probezeit aus, beginnt der gesamte Prozess von vorn. Die tatsächlichen Kosten pro erfolgreicher Einstellung liegen in der Praxis deutlich höher, als der erste Blick auf eine Stellenanzeige vermuten lässt.

Was kostet Zeitarbeit im Vergleich zu Festangestellten wirklich?

Bei der Zeitarbeit zahlen Sie als Entleiher einen Verrechnungssatz an das Zeitarbeitsunternehmen. Dieser Satz liegt in der Regel deutlich über dem Bruttogehalt einer vergleichbaren Festanstellung, weil er alle Arbeitgeberkosten des Verleihers enthält: Sozialabgaben, Urlaubsansprüche, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und die Marge des Dienstleisters.

Konkret bedeutet das: Wenn eine Fachkraft in Festanstellung ein Bruttogehalt von beispielsweise 3.000 Euro monatlich erhält, kommen für Sie als Arbeitgeber noch einmal rund 20 bis 25 Prozent Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung hinzu. Der Verrechnungssatz eines Zeitarbeitsunternehmens für eine vergleichbare Position kann das 1,5- bis 2-Fache des Bruttolohns betragen, abhängig von Qualifikation, Region und Anbieter.

Wichtig zu verstehen: Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) schreibt grundsätzlich vor, dass Zeitarbeitskräfte während ihres Einsatzes Anspruch auf die gleichen wesentlichen Arbeitsbedingungen haben wie vergleichbare Festangestellte im Einsatzbetrieb. Das schützt die Zeitarbeitskräfte, bedeutet aber auch, dass der Verrechnungssatz die tatsächlichen Lohnkosten plus den Verwaltungsaufwand des Verleihers abbildet. Durch tarifliche Regelungen kann von diesem Gleichstellungsgrundsatz abgewichen werden, solange die geltende Lohnuntergrenze eingehalten wird.

Was Sie bei der Zeitarbeit nicht zahlen: Recruiting-Kosten, Einarbeitungszeit, Verwaltungsaufwand für Vertragsgestaltung und das Risiko einer Fehlbesetzung, die nach der Probezeit schwer rückgängig zu machen ist.

Wie berechnet man den Break-even-Punkt konkret?

Den Break-even-Punkt berechnen Sie, indem Sie die kumulierten Gesamtkosten beider Varianten über die Zeit in einem einfachen Modell gegenüberstellen. Der Punkt, an dem sich die Kurven schneiden, ist der Break-even.

Stellen Sie die Rechnung in drei Schritten auf:

1. Eigenrecruiting-Kosten ermitteln: Addieren Sie alle einmaligen Kosten der Besetzung (Anzeigen, Gesprächszeit, Einarbeitung) und die laufenden monatlichen Personalkosten (Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile). Die Einmalkosten verteilen Sie gedanklich auf die geplante Beschäftigungsdauer.
2. Zeitarbeitskosten ermitteln: Multiplizieren Sie den monatlichen Verrechnungssatz mit der Einsatzdauer. Da keine Einmalkosten anfallen, starten die Zeitarbeitskosten bei null und steigen linear an.
3. Kurven vergleichen: Tragen Sie beide Kostenverläufe über die Monate auf. Die Eigenrecruiting-Kurve startet hoch (wegen der Einmalkosten) und flacht dann ab. Die Zeitarbeitskurve startet niedrig und steigt gleichmäßig. Wo sie sich kreuzen, liegt Ihr Break-even.

Ein vereinfachtes Beispiel: Angenommen, Eigenrecruiting kostet einmalig 4.000 Euro und danach 3.500 Euro monatlich. Zeitarbeit kostet 5.000 Euro monatlich ohne Einmalkosten. Nach acht Monaten haben Sie mit Eigenrecruiting 32.000 Euro ausgegeben (4.000 plus acht mal 3.500). Mit Zeitarbeit wären es 40.000 Euro. Der Break-even liegt in diesem Beispiel bei rund 2,7 Monaten. Davor ist Zeitarbeit günstiger, danach Eigenrecruiting.

Welche versteckten Faktoren verschieben den Break-even?

Der Break-even verschiebt sich erheblich, wenn Sie Faktoren einbeziehen, die in der einfachen Rechnung oft fehlen. Diese versteckten Faktoren können die Entscheidung in die eine oder andere Richtung kippen.

Fluktuationsrisiko und Fehlbesetzung

Wenn eine neu eingestellte Fachkraft nach wenigen Monaten das Unternehmen verlässt oder sich als ungeeignet erweist, fallen alle Einmalkosten erneut an. Gerade im Bäderbereich, wo der Markt für qualifizierte Fachkräfte eng ist, ist dieses Risiko real. Jede Fehlbesetzung verschiebt den Break-even nach hinten, weil die Fixkosten des Recruitings wieder von vorn beginnen.

Saisonalität und Auslastung

Schwimmbäder und Saunaanlagen haben ausgeprägte Saisonspitzen. Eine Fachkraft, die Sie für den Sommer einstellen, kostet in der Nebensaison genauso viel, auch wenn die Auslastung sinkt. Zeitarbeit erlaubt Ihnen, den Personaleinsatz flexibel an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Das verschiebt den Break-even zugunsten der Zeitarbeit, wenn die Auslastung stark schwankt.

Verwaltungsaufwand und Overhead

Jede Festanstellung erzeugt dauerhaften Verwaltungsaufwand: Lohnabrechnung, Urlaubsplanung, Krankmeldungen, Unterweisungen und Dokumentation. Dieser Aufwand ist in der Break-even-Rechnung schwer zu quantifizieren, aber real. Bei Zeitarbeit übernimmt das Zeitarbeitsunternehmen als Arbeitgeber diese Pflichten vollständig.

Überlassungshöchstdauer

Das AÜG begrenzt die Überlassung einer Zeitarbeitskraft an denselben Betrieb grundsätzlich auf 18 Monate. Planen Sie einen längerfristigen Einsatz, müssen Sie diesen Zeitpunkt in Ihre Kalkulation einbeziehen. Nach 18 Monaten müssen Sie entweder die Person fest einstellen, wechseln oder die Zusammenarbeit beenden. Das beeinflusst, wann und ob sich Eigenrecruiting lohnt.

Wann lohnt sich Eigenrecruiting, wann Zeitarbeit?

Eigenrecruiting lohnt sich, wenn Sie eine Stelle dauerhaft und planbar besetzen wollen und ausreichend Zeit haben, den richtigen Menschen zu finden. Zeitarbeit lohnt sich, wenn Sie schnell reagieren müssen, der Bedarf zeitlich begrenzt ist oder das Risiko einer Fehlbesetzung besonders hoch wäre.

Eigenrecruiting ist die bessere Wahl, wenn:

• die Stelle langfristig besetzt bleiben soll (in der Regel mehr als sechs Monate)
• Sie Zeit haben, den Recruiting-Prozess sorgfältig durchzuführen
• die Fachkraft eine zentrale Rolle im Betrieb übernimmt und tiefes Einarbeitungswissen braucht
• Sie die Mitarbeiterbindung und Teamkultur aktiv gestalten wollen

Zeitarbeit ist die bessere Wahl, wenn:

• ein kurzfristiger Engpass überbrückt werden muss, zum Beispiel durch Krankheit oder Saisonspitze
• der Personalbedarf unsicher oder zeitlich begrenzt ist
• Sie eine Fachkraft zunächst kennenlernen wollen, bevor Sie eine Festanstellung anbieten
• der Recruiting-Markt so eng ist, dass eine schnelle Eigenbesetzung unrealistisch wäre

In der Praxis kombinieren viele Bäderbetreiber beide Wege: Zeitarbeit für akute Engpässe und saisonale Spitzen, Eigenrecruiting für den stabilen Kernbetrieb.

Wie lässt sich die Break-even-Analyse für die eigene Anlage aufstellen?

Für Ihre eigene Anlage stellen Sie die Break-even-Analyse auf, indem Sie zunächst Ihre tatsächlichen Zahlen aus beiden Bereichen zusammentragen. Schätzen Sie dabei lieber zu hoch als zu niedrig, um realistische Ergebnisse zu erhalten.

Gehen Sie dabei in dieser Reihenfolge vor:

1. Eigenrecruiting-Einmalkosten erfassen: Anzeigenkosten, geschätzte Stunden für Sichtung und Gespräche (mit internem Stundensatz bewertet), Einarbeitungsaufwand der Kollegen und alle Schulungskosten in der Startphase.
2. Monatliche Personalkosten der Festanstellung berechnen: Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung plus anteilige Kosten für Urlaub und Krankheit.
3. Verrechnungssatz für Zeitarbeit einholen: Fragen Sie konkrete Angebote bei Zeitarbeitsunternehmen an, die auf den Bäderbereich spezialisiert sind. Vergleichen Sie den monatlichen Gesamtbetrag für die benötigte Qualifikation.
4. Break-even-Monat berechnen: Teilen Sie die Einmalkosten des Eigenrecruitings durch die monatliche Kostendifferenz zwischen Zeitarbeit und Festanstellung. Das Ergebnis ist die Anzahl der Monate, nach denen Eigenrecruiting günstiger wird.
5. Risikofaktoren einpreisen: Erhöhen Sie die Einmalkosten des Eigenrecruitings um einen Puffer für Fluktuation und Fehlbesetzung, zum Beispiel 20 bis 30 Prozent.

Das Ergebnis ist kein starres Urteil, sondern eine Entscheidungshilfe. Kombinieren Sie die Zahlen mit Ihrer Einschätzung zur Planbarkeit des Bedarfs und zur Verfügbarkeit geeigneter Kandidaten auf dem Markt. Dann haben Sie eine solide Grundlage für Ihre Personalentscheidung.

Wie Bädercoach Sie bei der Personalplanung unterstützt

Die Entscheidung zwischen Eigenrecruiting und Zeitarbeit hängt von vielen betriebsindividuellen Faktoren ab, die sich von außen schwer einschätzen lassen. Wir kennen den Bädermarkt und die Besonderheiten, die eine Personalplanung in Schwimm- und Saunaanlagen von anderen Branchen unterscheiden.

Als spezialisierter Partner unterstützen wir Sie mit Bädercoach-Leistungen, die genau auf die Anforderungen von Bäder- und Wellnessbetrieben zugeschnitten sind:

• Vermittlung qualifizierter Fachkräfte, die den Betrieb kennen und schnell einsatzbereit sind
• Flexible Personalplanung für saisonale Spitzen und kurzfristige Engpässe
• Unterstützung beim Aufbau eines stabilen Kernteams durch gezielte Festanstellungsvermittlung
• Dokumentierte Mitarbeiterschulungen über unsere Online-Akademie für einen rechtssicheren Betrieb

Wenn Sie wissen möchten, welcher Weg für Ihre Anlage wirtschaftlich sinnvoller ist, sprechen Sie uns gerne an. Ein Beratungsgespräch hilft Ihnen, die Zahlen für Ihren konkreten Bedarf einzuordnen.